Quais são os documentos necessários para a exportação?
Para empresas que almejam expandir seus horizontes e conquistar novos mercados, a exportação é uma oportunidade única. No entanto, esse processo requer cuidados e atenção aos detalhes, especialmente no que diz respeito aos documentos necessários para exportar.
Cada etapa desse procedimento exige conhecimento e compreensão das obrigações legais e dos requisitos do mercado internacional.
Neste artigo, apresentaremos uma lista detalhada dos principais documentos necessários para exportação, assim como orientações sobre como preenchê-los adequadamente. Além disso, discutiremos a importância de contratar seguros de transporte e seguro de crédito à exportação para proteger seu investimento e garantir o sucesso em suas operações dentro e fora do Brasil.
Documentos de Pré-Embarque
1. Fatura Pro forma ou Proforma Invoice
A Fatura Pro forma é o ponto de partida no processo de exportação. Ela deve conter detalhes precisos sobre a operação, como a descrição das mercadorias, a quantidade, o preço unitário e total acordado, além de informações sobre o Incoterm escolhido e prazo de vencimento. É fundamental que todas as informações estejam corretas para evitar problemas futuros na negociação. Após o aceite nas condições da Proforma é gerada a Invoice.
2. Fatura Comercial ou Commercial Invoice
Esse é o documento contratual que reflete a operação de compra e venda entre o importador e o exportador. Deve conter todas as informações relevantes, como a descrição das mercadorias, valores, forma de pagamento e condições de entrega.
Podemos dizer que esse é o documento mais importante na negociação internacional e deve ser emitido com precisão para evitar problemas na alfândega ou mesmo problemas posteriores na relação entre as partes do contrato de compra e venda internacional.
3. Romaneio de Carga ou Packing List
O Packing List detalha minuciosamente todas as mercadorias a serem embarcadas. Deve conter informações sobre cada item, quantidade, peso e dimensões. Esse documento facilita a identificação e conferência da mercadoria tanto no embarque quanto no desembarque, garantindo o correto transporte de seus produtos.
4. Nota Fiscal de Exportação (NF-E)
A Nota Fiscal de Exportação é um documento obrigatório que contém todas as informações sobre as mercadorias a serem exportadas. Ela é primordial para realizar o despacho aduaneiro e o embarque dos produtos, garantindo a conformidade legal e fiscal da operação.
5. DU-E (Declaração Única de Exportação)
Esse é um documento eletrônico que reúne informações de diversas naturezas sobre a operação de exportação. Deve ser preenchida com precisão e contém dados aduaneiros, administrativos, comerciais, financeiros, tributários, fiscais e logísticos. É a base para o despacho aduaneiro e deve ser enviada ao Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
6. Conhecimento de Embarque ou Bill of Lading (BL) ou Air Waybill (AWB)
O Conhecimento de Embarque (normalmente conhecido pelas siglas BL ou AWB, a depender do modal utilizado) é essencial para a exportação. Ele comprova a posse da mercadoria e sua entrega ao importador. Emitido pela companhia de transporte, esse documento é fundamental para oficializar a contratação do transporte internacional.
7. Apólice de Seguro de Transporte
O Seguro de Transporte Internacional é altamente recomendado para proteger as mercadorias durante o trajeto até o destino final. Ele cobre os riscos de danos, roubos e avarias que possam ocorrer durante o transporte. Embora não seja obrigatório por lei, é fundamental para garantir a segurança e tranquilidade durante toda a jornada do processo de exportação. Caso o INCOTERM atribua a responsabilidade ao exportador durante algum trecho do transporte, a contratação deste seguro torna-se ainda mais importante.
8. Seguro de Crédito à Exportação
O Seguro de Crédito à Exportação é especialmente útil em transações de longo prazo ou com importadores em países de maior risco. Esse seguro protege o exportador contra o não pagamento ou atraso do pagamento por parte do importador, garantindo a segurança financeira da operação.
Documentos de Pós-Embarque
9. Documentos para Negociação Junto ao Banco (Pagamento)
Esses documentos são apresentados ao banco para a negociação do pagamento da operação de exportação. Alguns dos documentos necessários são:
- Fatura Comercial (Commercial Invoice)
- Conhecimento de Embarque (Bill of Lading ou Air Waybill)
- Letra Cambial ou Saque
- Carta de Crédito Original
10. Documentos Contábeis
Após a negociação do pagamento, é necessário realizar a contabilização da operação. Alguns dos documentos contábeis importantes são:
- Fatura e/ou Visto Consular
- Certificados Adicionais (quando necessário)
- Apólice ou Certificado de Seguro (caso a condição seja CIF)
11. Borderô ou Carta de Entrega
O Borderô comprova o recebimento das mercadorias pelo importador e é emitido pela companhia de transporte após a entrega da carga no destino final.
Preenchendo os Documentos Adequadamente
Para preencher os documentos de exportação de forma adequada, é fundamental se atentar a alguns detalhes importantes:
Exatidão das Informações:
Verifique se todas as informações fornecidas nos documentos estão corretas, como descrição das mercadorias, quantidades, valores e dados das partes envolvidas.
Termos e Condições:
Certifique-se de que os termos e condições acordados entre as partes estão refletidos nos documentos, como prazos de pagamento e entrega.
Data de Validade:
Verifique a data de validade de documentos como a Fatura Pro forma, para evitar problemas em negociações futuras.
Documentação Complementar: Fique atento a documentos complementares que possam ser exigidos de acordo com as regulamentações específicas de cada país.
Conclusão
Ao seguir esse guia sobre os documentos necessários para exportar, sua empresa pode tornar a exportação mais segura.
O preenchimento adequado dos documentos e a contratação dos seguros de transporte e seguro de crédito à exportação são medidas essenciais para proteger o investimento, minimizar riscos e conquistar o mercado internacional com confiança.
Para obter um suporte especializado na contratação de seguros de transporte e crédito à exportação, conte com a exseg, sua corretora de seguros confiável.
Prepare-se para expandir seus negócios além das fronteiras e alcançar o sucesso em suas operações de exportação daqui para frente!
